Впровадження CRM-системи часто асоціюється з тривалою та складною процедурою. Проте український робочий простір Uspacy — https://uspacy.ua/, що об’єднує CRM, комунікації та управління завданнями, дозволяє запустити ключові процеси всього за один день. Цей гайд допоможе швидко пройти базові етапи та почати ефективно працювати з системою.
Підготовчий етап
Перший крок — реєстрація та визначення пріоритетів. Створення акаунту на сайті Uspacy відкриває доступ до фриміум-тарифу, який не має обмежень за часом використання. Для швидкого старту необхідно заздалегідь зібрати вихідну інформацію. Це значно прискорить подальші кроки та дозволить уникнути хаосу.
Варто підготувати ключові елементи для перенесення в систему:
- Список співробітників, які працюватимуть у системі, з їхніми іменами та email-адресами.
- Клієнтську базу у форматі таблиці (Excel або CSV) з контактами та назвами компаній.
- Опис поточної воронки продажів — основні етапи, які клієнт проходить від першого контакту до успішної угоди.
Маючи чіткі цілі та підготовлені відомості, можна переходити до безпосереднього налаштування робочого простору.
Базове налаштування
Після реєстрації слід приділити час загальним параметрам системи, щоб адаптувати її під потреби компанії. Цей етап включає внесення основної інформації про організацію, що робить робочий простір персоналізованим і зручним для всіх користувачів. Тут завантажується логотип, вказується назва компанії, налаштовуються регіональні параметри — часовий пояс, формат дати, валюти.
Далі необхідно сформувати структуру компанії всередині Uspacy. Співробітників запрошують до системи за допомогою посилань або email. Після цього відбувається розподіл ролей — адміністратор отримує повні права на налаштування, тоді як звичайні користувачі працюють у межах наданих їм доступів. Це дозволяє розмежувати відповідальність і забезпечити порядок у роботі.
Налаштування CRM-системи
Центральний етап впровадження — це організація роботи з клієнтами. Процес починається з перенесення клієнтської бази в систему. Заздалегідь підготовлений файл із контактами та компаніями імпортується за кілька кліків. Для тих, хто переходить з інших систем, Uspacy пропонує інструменти для автоматичної міграції.
Наступним кроком є створення воронок продажів. Їх налаштовують відповідно до реальних бізнес-процесів компанії. Наприклад, стандартна воронка може складатися з етапів: «Новий лід» → «Кваліфікація» → «Надіслано пропозицію» → «Успішна угода».
Для більшої гнучкості картки лідів, угод і контактів можна доповнити користувацькими полями. В результаті цих дій CRM-система набуває структурованого вигляду і готова для ведення угод.
Комунікації та спільна робота
Щоб Uspacy став єдиним центром для роботи, необхідно підключити до нього зовнішні канали комунікації. Система інтегрується з телефонією, месенджерами (Viber, Telegram) та соціальними мережами, що дозволяє збирати всі звернення клієнтів в одному місці. Для автоматичного отримання заявок із сайту створюються та встановлюються вебформи, які одразу генерують нові ліди в CRM.
Паралельно налаштовується внутрішня взаємодія. В Uspacy зручно створювати та призначати завдання співробітникам, контролювати їх виконання. Для планування активностей у рамках угод — дзвінків, зустрічей, листів — використовується інструмент «Справи». Це допомагає структурувати роботу менеджерів і нічого не забувати. Внутрішні чати та групи дозволяють оперативно обговорювати робочі питання, не виходячи із системи.
За один день можна виконати основні налаштування Uspacy: створити робочий простір, перенести клієнтську базу, налаштувати воронки продажів і підключити канали комунікації. Попереду — освоєння поглибленої аналітики, створення складних сценаріїв автоматизації та використання додаткових можливостей через API, що дозволить зробити бізнес ще ефективнішим.
