Современный бизнес, независимо от направления, в обязательном порядке подразумевает ведение документации. Документы составляют согласно всем правилам деловодства. Кроме того, что документация должна правильно вестись, каждый документ заверяется печатью предприятия и подписью руководителя. Если отсутствуют данные реквизиты, то документ является неправомерным, не имеет юридической силы. По этой причине руководителю, рядовым сотрудникам нужно следить, чтобы документы были заверены «мокрой» печатью и подписями.

Сегодня обмен документами часто производится в электронном виде, через электронный почтовый ящик, по факсу. Эти документы также следует подписывать. Можно ставить традиционную подпись и печать, но в продвинутых компаниях их заменяет электронно-цифровая подпись. Данный реквизит абсолютно законен, документация, передаваемая в электронном виде, надежно защищена от постороннего просмотра.

Объясняя доступным языком, электронно-цифровая подпись – реквизит, полученный путем создания секретного шифра. Шифр, в свою очередь, состоит из двух частей: открытый и секретный ключи. С помощью секретного ключа производится зашифровка и отправка электронного документа адресату. Шифр секретного ключа известен только узкой категории лиц, например, руководителю и его заместителям. Секретный ключ хранится на флешке.

Название «открытый» ключ говорит само за себя. Доступ к нему не защищен, он необходим для проверки подлинности электронно-цифровой подлинности.

Чтобы использовать в документоведении электронно-цифровую подпись, требуется специальное программное обеспечение. Если в компании есть администраторы, то они без проблем установят программный продукт, и руководитель сможет заверять деловые бумаги электронно-цифровой подписью.

При отсутствии администратора можно воспользоваться услугами сторонней организации, которая за небольшую плату проведут все необходимые работы, чтобы на предприятии могли применять электронно-цифровую подпись.

Кроме программного обеспечения требуется также разрешение на получение права использования электронно-цифровой подписью. Клиенту следует заполнить анкету с информацией о себе, и предоставить заверенные копии документов.

При подаче заявки на использование ЭПЦ физическое лицо предоставляет также оригиналы документов. Процедура несложная, а результат будет вознагражден упрощенным документоведением.